KOR en boekhoudsoftware: wat verandert er in je administratie?

De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een lage omzet. Doe je mee, dan bereken je geen btw aan klanten, doe je in de regel geen periodieke btw-aangifte, en trek je geen btw over kosten af. Dat klinkt als “minder administratie”, maar het verandert wél hoe je facturen opstelt en hoe je software moet instellen. Dit artikel beschrijft die wisselwerking, op hoofdlijnen, met de regels zoals de Belastingdienst ze in 2026 openbaar toelicht. Het is geen advies of een berekening voor jouw situatie.

De algemene werking van pakketten staat in Boekhoudsoftware voor zzp’ers. Voor de aangifte als je níét in de KOR zit, zie Btw-aangifte als zzp’er. Controleer voorwaarden altijd op belastingdienst.nl, want wetgeving kan wijzigen.

De kern van de KOR in 2026, kort

Volgens de toelichting van de Belastingdienst kun je deelnemen als je onderneming in Nederland is gevestigd, je goederen of diensten levert die met btw zijn belast, en je omzet per kalenderjaar maximaal € 20.000 is. Die maximale omzet geldt voor het jaar waarin je je aanmeldt én voor het kalenderjaar daarvóór. Hoe je de omzet telt — wat meetelt en wat niet — staat in diezelfde toelichting; het is niet simpelweg “alles wat op je rekening binnenkomt”.

Als je meedoet: je vermeldt geen btw op facturen, je trekt geen btw af, en je doet geen gewone periodieke btw-aangifte, behalve in bijzondere gevallen waarin tóch een incidentele aangifte nodig is. Op een factuur die je wél stuurt (verplicht is een factuur voor de btw-regeling dan vaak niet, maar klanten of jijzelf willen hem alsnog) vermeld je dat een vrijstelling van toepassing is.

Kom je in een jaar boven de € 20.000, dan moet je je direct afmelden. De overschrijdende levering of dienst valt niet meer onder de vrijstelling: over dat bedrag bereken je wél btw. Vrijwillig afmelden kan ook, typisch met een termijn; de Belastingdienst noemt onder meer dat je een vrijwillige afmelding op tijd moet indienen, onder andere uiterlijk vier weken vóór de beoogde ingangsdatum, en dat die ingang aan het tijdvak is gekoppeld. Sinds 2025 is de oude verplichte deelname van drie jaar afgeschaft. Na afmelden mag je volgens de toelichting een tijd niet opnieuw meedoen (de rest van dat jaar plus het volgende kalenderjaar is de lijn die in uitleg daarover wordt genoemd). Check de actuele formulering op de site van de Belastingdienst voordat je je aan- of afmeldt.

Wat je in de software instelt

Het belangrijkste is dat het pakket stopt met standaard 21 of 9 procent op je verkoopfacturen te zetten. Zet je administratie op de KOR of op een btw-vrijgestelde instelling, volgens de documentatie van je leverancier, en controleer een proeffactuur: er mag geen btw-bedrag op staan, wél een duidelijke vermelding van de vrijstelling. Een verkeerd sjabloon is een van de snelste manieren om een klant — of later jezelf — in verwarring te brengen.

Schakel elektronische btw-aangifte uit als je die niet meer moet doen, maar verwijder je administratie niet. Je houdt een administratie bij voor de inkomstenbelasting, voor je eigen overzicht, en voor het bewaken van de omzetgrens. Inkoopfacturen bewaar je wél, ook al is de btw daarop niet aftrekbaar zolang je in de KOR zit.

Sommige pakketten hebben een expliciete KOR-modus; andere vragen dat je zelf het btw-tarief en de factuurtekst aanpast. Als je boekhouder meekijkt, laat die de instelling controleren. Zie Zelf doen of een boekhouder.

De omzetgrens bewaken is een taak, geen vinkje

Software kan een omzetrapport tonen, maar zij weet niet automatisch of elke post meetelt voor de KOR-grens zoals de Belastingdienst dat bedoelt. Bepaalde vrijgestelde omzet telt mee, andere niet; sommige posten blijven buiten de telling. Gebruik het rapport als signaal, niet als officiële beschikking. Zet een eigen drempel in je agenda — bijvoorbeeld als je in de buurt van de grens komt — zodat je niet pas ná een grote factuur ontdekt dat je had moeten afmelden en btw berekenen.

Factureer je in één keer een bedrag dat je over de grens duwt, dan geldt volgens de toelichting van de Belastingdienst dat die hele handeling niet meer onder de vrijstelling valt. Dat is een reden om de grens actief te volgen, en om bij twijfel de officiële uitleg of een adviseur te raadplegen voordat je de factuur de deur uit doet.

Kosten, investeringen en verwachtingen

In de KOR krijg je de btw op een laptop, een cursus of een machine niet terug. Een investering “netto” denken zoals je dat buiten de KOR doet, gaat dus niet op. Dat is geen reden om de KOR af te wijzen of te kiezen; het is een rekenfeit dat in je afweging hoort, vooral in een jaar met grote aankopen. Software kan die niet-aftrekbare btw als kosten tonen; controleer of dat overeenkomt met hoe jij en eventueel je boekhouder de winst berekenen.

De KOR zegt niets over de inkomstenbelasting. Je winst geef je nog steeds aan. Daarvoor blijft een nette administratie nodig; zie Inkomstenbelasting als zzp’er: hoe software je voorbereidt.

Als je de KOR in- of uitgaat

Wisselen van regime is een moment waarop sjablonen, openstaande offertes en periodieke facturen kunnen blijven “hangen” op de oude instelling. Maak een checklist: instelling in de software, factuursjabloon, eventuele automatische herhalende facturen, en een proefdocument. Bewaar de bevestiging van je aan- of afmelding bij de Belastingdienst in je administratie.

Ga je uit de KOR, dan moet je weer btw berekenen, aangifte doen, en btw op kosten aftrekken volgens de gewone regels. Zet de bankkoppeling en de btw-codes weer scherp, en kijk of je pakket de elektronische aangifte in je huidige plan ondersteunt; bij sommige leveranciers zit die pas in een duurder plan, zoals in november 2026 bij Moneybird niet in Compact maar wel vanaf Start, volgens de toenmalige prijspagina. Zie Boekhoudsoftware met bankkoppeling.

E-facturen, overheid en de toekomstige B2B-plicht

De KOR raakt ook aan e-facturatie. Het kabinet koos in september 2026 voor een beoogde B2B-e-facturatieplicht per 1 juli 2030, met een vrijstelling in dat voornemen voor ondernemers in de KOR (omzet tot € 20.000). Dat is beleid in wording, nog geen vaststaande wet; details staan in E-factureren en Peppol voor zzp’ers. Voor nu telt vooral: wie in de KOR zit, factureert zonder btw, en moet zijn software daarop instellen, ongeacht het formaat van de factuur.

Niet elk “laag omzetjaar” is automatisch KOR-waardig

De omzetgrens is een van de voorwaarden, niet de enige. Vestiging in Nederland, het soort prestaties, en de telling van het voorafgaande jaar spelen mee. Een stille december is geen aanleiding om in de software alvast de btw uit je sjablonen te halen. Meld je eerst aan volgens de procedure van de Belastingdienst, wacht de ingang af, en pas dán de sjablonen aan. Omgekeerd: de KOR in de software aanzetten zonder aanmelding levert facturen op die niet bij je wettelijke positie passen.

Werk je samen in een vof of heb je meer dan één onderneming op hetzelfde fiscaal nummer, dan geldt de keuze typisch per ondernemer, met een getelde omzet over het geheel — niet per “projectje”. Dat soort situaties is precies waarom een algemeen artikel geen groene of rode knop kan geven. De officiële voorwaarden en, zo nodig, een adviseur gaan voor.

Kortom

De KOR verandert je btw-praktijk, niet de behoefte aan een administratie. Stel facturen en het pakket bewust in op de vrijstelling, bewaak de omzetgrens van € 20.000 met officiële telregels, en behandel in- of uitstappen als een gecontroleerde omzetting van sjablonen. De Belastingdienst blijft de bron voor voorwaarden; software is het gereedschap. Twijfel je over deelname, laat de afweging niet aan een instellingenscherm over.