Boekhoudsoftware voor een bv: wat verandert er t.o.v. de eenmanszaak?

Wie van een eenmanszaak naar een bv (besloten vennootschap) gaat, houdt vaak hetzelfde vak, maar niet dezelfde administratie. De winst valt onder een andere belasting, er komt typisch een loon voor de directeur-grootaandeelhouder (dga) bij, en de rapportages die een accountant of de Kamer van Koophandel van je verwachten, zijn zwaarder. Dit artikel beschrijft wat er in je boekhoudsoftware verandert, en waar je een pakket op toetst. Het is geen fiscaal of juridisch advies over de vraag of een bv voor jou verstandig is. Controleer tarieven, deponeringsplicht en softwarevoorwaarden altijd bij de Belastingdienst, je adviseur en de leverancier.

De basis voor een eenmanszaak staat in Boekhoudsoftware voor zzp’ers. Hoe een overstap tussen pakketten typisch loopt, lees je in Overstappen van boekhoudpakket.

Wat er administratief verandert

In een eenmanszaak loopt de winst typisch via de inkomstenbelasting. In een bv is de vennootschap een aparte rechtspersoon. Winst wordt in de regel belast met vennootschapsbelasting (vpb), en jij als dga ontvangt loon (en mogelijk dividend) volgens de regels die op dat moment gelden. De precieze tarieven en het gebruikelijk loon wijzigen; zoek de actuele bedragen op bij de Belastingdienst of je adviseur, en gebruik geen onthouden percentage uit een oud artikel.

Voor de software betekent dat onder meer:

• een andere inrichting van het rekeningschema (bijvoorbeeld kapitaal, rekening-courant, loon, vpb-reservering);
• loonadministratie of een koppeling met een salarispakket, omdat er loon is;
• vaak een zwaardere rol voor de jaarrekening en — als je daartoe verplicht bent — deponering, soms via SBR (Standard Business Reporting, of: een standaardmanier om cijfers elektronisch aan te leveren);
• strengere scheiding tussen privé en zakelijk: de bv is niet jouw privérekening.

Niet elke bv is groot of ingewikkeld. Een holding met weinig beweging vraagt iets anders dan een werk-bv met personeel, voorraad of projecten. Toch is “ik gebruikte dit zzp-pakket en ik ga gewoon door” zelden een complete zin. Vraag je boekhouder of accountant wat hij of zij in het nieuwe jaar nodig heeft, vóór je het oude abonnement stilzwijgend verlengt.

Niet elk instapplan is bedoeld voor een bv

Veel pakketten die zich op zzp’ers richten, hebben een instapplan dat is toegesneden op een eenmanszaak: inkomstenbelasting, een eenvoudig schema, soms een limiet op boekingen of gebruikers. Een bv past daar niet vanzelf in. Soms sluit de leverancier een bv in de voorwaarden van dat plan uit. Soms kán het technisch, maar ontbreken rapportages of een toegangsniveau dat je accountant verwacht. Soms moet je naar een duurder of modularer plan, of naar een zwaarder platform.

Ik zet hier bewust geen lijst “dit pakket mag wel, dat niet”. Die voorwaarden wijzigen, en ze hangen af van je concrete inrichting. Wat je wél doet: lees de actuele voorwaarden en de prijspagina, en vraag schriftelijk of jouw rechtsvorm in dit plan wordt ondersteund, inclusief de rapportages die je adviseur noemt. Oriëntatie op bekende namen — Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt, Exact Online — staat in de pakketvergelijking, met openbare prijzen uit het najaar van 2026 als ijkpunt, geen offerte. Exact Online komt in de praktijk vaker in beeld zodra een kantoor een zwaarder, modulair systeem wil; dat is een gewichtsklasse, geen automatische verplichting.

Loon, bank en de scheiding privé-zakelijk

Zodra er loon is, is een factuur-plus-bankkoppeling niet meer het hele verhaal. Loonstroken, loonaangifte en verlof horen in een salarisadministratie, in hetzelfde ecosysteem of via een koppeling. Vraag hoe journalen terugkomen in de boekhouding, en wie een fout in het loon corrigeert. Een dga-loon “even als memorandum in een memoriaal boeken” is geen vervanging van een nette loonadministratie.

De bankkoppeling blijft belangrijk, en wordt strikter: privéstortingen en -opnames zijn in een bv geen slordige gewoonte meer, maar transacties die in de rekening-courant thuishoren. Zie Boekhoudsoftware met bankkoppeling voor wat een koppeling wel en niet doet. Richt een zakelijke rekening in die alleen van de bv is, en toets in de proef of je die rekening in het plan mag koppelen.

Btw, vpb en wat software niet van je overneemt

Btw-aangifte blijft bestaan als je daarvan niet bent vrijgesteld. De logica in de software lijkt op wat je van de eenmanszaak kent, maar de aansluiting op de jaarrekening en op de vpb-aangifte is een extra laag. Pakketten kunnen overzichten en soms een export leveren; de aangifte zelf en de keuzes daarin blijven van jou en je adviseur. Zie ook Btw-aangifte als zzp’er — de werkwijze (controleren, niet blind indienen) blijft geldig, ook al is de context een bv.

Voor de inkomstenbelasting verandert jouw persoonlijke aangifte: loon en eventueel dividend komen anders binnen dan winst uit onderneming. Het artikel Inkomstenbelasting als zzp’er beschrijft de eenmanszaak-route. Kopieer die niet één-op-één naar een bv. Laat je adviseur zeggen welke overzichten hij uit de software wil zien.

Jaarrekening, deponering en de rol van je kantoor

Veel bv’s moeten een jaarrekening opstellen en, afhankelijk van de grootteklasse, (een deel daarvan) deponeren bij de Kamer van Koophandel. Of jouw software dat tot op SBR-niveau zelf kan, of alleen een export naar de accountant biedt, verschilt sterk per pakket en per plan. Voor een kleine bv is “mijn accountant doet de jaarrekening, de software levert de onderliggende administratie” een gebruikelijke, nette verdeling.

Dat maakt de samenwerking met een boekhouder of accountant belangrijker, niet minder. Kies software waarin jouw kantoor al werkt, of waarvan het kantoor zegt: hier kunnen wij een schone jaarrekening uit halen. Zie Zelf doen of een boekhouder. Zelf boeken kan nog steeds, vooral de dagelijkse facturen en bank, maar de slotfase van het jaar is in een bv zelden iets wat je er in de avond even bij doet.

Hoe je de overstap plant

Een bv begint op een ingangsdatum. De eenmanszaak stopt of verkoopt activiteiten, afhankelijk van hoe de omzetting is vormgegeven (dat is maatwerk, geen stappenplan in dit artikel). Administratief wil je typisch:

• een nieuwe administratie voor de bv, met een schoon begin en openingsbalans volgens je adviseur;
• een afgeronde, gearchiveerde administratie van de eenmanszaak, inclusief factuurnummers en bank;
• nieuwe factuursjablonen met de gegevens van de bv (naam, adres, kvk, btw-identificatienummer);
• een gecontroleerde bankkoppeling op de rekening van de bv;
• afspraken over loon, rekening-courant en wie welke periode afsluit.

Begin niet in het oude abonnement “gewoon verder te factureren op de oude naam”. Dat geeft rommelige dossiers en onduidelijke contractpartijen. Controleer ook of je oude plan automatisch doorloopt en of je het kunt uitzetten zodra de eenmanszaak-administratie alleen nog archief is. Prijzen en opzegtermijnen horen op de actuele leverancierspagina of in je contract.

Kortom

Een bv vraagt van boekhoudsoftware meer dan een nieuw logo op de factuur: een passend plan, een ander schema, loon, een strikte scheiding privé-zakelijk, en rapportages waarmee je adviseur de vpb-aangifte en eventueel de jaarrekening kan doen. Toets schriftelijk of jouw rechtsvorm in het beoogde plan wordt ondersteund, en plan een schone start op de ingangsdatum. Gebruik openbare prijsvergelijkingen als oriëntatie, geen offerte, en laat fiscale keuzes bij een bevoegd adviseur. Voor factureren alleen versus een complete administratie sluit Factuurprogramma of boekhoudsoftware hierop aan.